UPN Veteran Jawa Timur Dorong Transparansi Lewat Sistem Perencanaan Pengadaan Digital
Universitas Pembangunan Nasional (UPN)
“Veteran” Jawa Timur melangkah maju dalam transformasi tata kelola pengadaan
barang dan jasa dengan mengembangkan Sistem Informasi Perencanaan dan Pengadaan
Langsung berbasis web. Program ini digagas melalui kegiatan pengabdian
kepada masyarakat yang melibatkan Unit Pengelolaan Pengadaan Barang dan Jasa
(UPPBJ) sebagai mitra utama.
Langkah ini dilatarbelakangi oleh kebutuhan
untuk mengatasi proses pengadaan manual yang selama ini dinilai memakan waktu,
rawan kesalahan input, serta kurang efisien. Tim dosen dari Fakultas Teknik dan
Fakultas Ilmu Komputer merancang sistem digital yang memungkinkan proses
perencanaan dan pengadaan langsung dilakukan secara lebih cepat, transparan,
dan terdokumentasi. “Sistem ini menjadi jawaban atas tantangan efisiensi
sekaligus upaya memperkuat akuntabilitas pengadaan di lingkungan kampus,” ujar
tim pelaksana.
Tahapan kegiatan dimulai dengan analisis
kebutuhan, perancangan sistem, hingga implementasi berbasis server internal
UPN. Sistem ini dilengkapi modul perencanaan, verifikasi dokumen, pengadaan
langsung, dan pelaporan otomatis. Uji coba menunjukkan bahwa sistem mampu
mempercepat input data hingga 40 persen dibanding metode manual. Evaluasi
teknis dengan System Usability Scale (SUS) menghasilkan skor rata-rata
82, yang masuk kategori “excellent”.
Tidak hanya itu, hasil survei kepuasan pengguna
menunjukkan peningkatan signifikan pada empat indikator: efisiensi (88%),
transparansi (91%), kemudahan akses (85%), dan keandalan informasi (89%).
Dokumentasi kegiatan memperlihatkan antusiasme staf UPPBJ mengikuti pelatihan
penggunaan sistem, sekaligus komitmen untuk mengadopsinya dalam operasional
sehari-hari.
Selain manfaat teknis, program ini juga memperkuat kapasitas sumber daya manusia. Staf UPPBJ kini lebih memahami konsep digitalisasi proses kerja dan siap mengelola sistem secara mandiri. Ke depan, sistem ini direkomendasikan untuk dikembangkan lebih lanjut melalui integrasi dengan e-Katalog dan modul e-payment, sehingga pengadaan di lingkungan UPN Veteran Jawa Timur dapat berjalan sepenuhnya terintegrasi.
